Kundeeksempler

Hva kan filoverføringer brukes til?
Vi har samlet et lite knippe eksempler.

Ordrevedleggene kveler oss!

Vår kunde hadde lenge importert fakturagrunnlag via edi-filer fra sitt forsystem. Det var mye jobb med å knytte til ulike vedlegg til hver av disse ordrene etter import fra Visma Business.

Ønske

Eliminere alt manuelt arbeid med ordrevedlegg.

Løsning

Forsystemet genererer en xml-fil som inneholder vedleggsspesifikasjonen. Vår løsning tar automatisk tak i denne filen. Det genereres pdf-dokumenter ut fra denne filen og pdf-dokumentene knyttes til de enkelte ordrene som ordrevedlegg inne i Visma Business.
Vår kunde sparer to dagsverk i måneden.

Mest mulig automatikk

Cloud Connection fikk en ny kunde som samtidig byttet fra Visma Global til Visma Business. Kunden benyttet en filimport som var moden for utvidelse.

Ønsker

Slippe å behandle filer manuelt
Automatisk postering av øresdifferanser forårsaket av forsystemet
Sjekk av om hovedbokskonti benyttet i forsystemet faktisk finnes
Postering av mva ut fra kontoplanen i Visma Business
Oppretting av nye kunder, vedlikehold av eksisterende, ut fra filinnholdet
Oppretting av nye ansvarsenheter

Løsning

Vår løsning løser alle kundens ønsker, helautomatisk.
Integrasjonen benyttes på et titalls bedrifter og kunden styrer selv oppsett på nye bedrifter i Visma Business.

Excel kan brukes til mye, men...

Et regnskapsbyrå fikk en ny kunde tidligere hadde sendt inn fakturagrunnlag i Excel-format til regnskapsfører. Tidligere regnskapsfører hadde sittet og registrert dette manuelt som ordrer med utstrakt bruk av ordrelinjememo i Visma Business.

Ønske

Eliminere alt manuelt arbeid med oppretting av ordrer.

Løsning

Excel-filer leses automatisk, det opprettes og velikeholdes kunder, ordrer med ordrelinjememoer opprettes automatisk, avgiftshåndtering på utenlandske kunder gjøres automatisk.
Hele prosessen er fullautomatisert.
Forrige regnskapsfører brukte flere dagsverk i måneden på å gjøre prosessen manuelt.

Personaldata - helt automatisk

Kunden skulle ta i bruk et personalplanleggingssystem som ble driftet i et annet land. Vedlikehold av et tresifret antall ansatte ble ansett som en uoverkommelig oppgave. Personalplanleggingssystemet hadde gode rutiner for dataimport, men manglet data.

Ønske

Fullautomatisert daglig overføring av endringer av personalopplysninger fra Visma Lønn.

Løsning

Prosessen ble fullautomatisert, vår kunde vedlikeholder ansatte i Visma Lønn og alle endringer gjenspeiles i det andre systemet. Hver natt lastes det opp en fil til personalplanleggingssystemet.

Visma Importfilter er ikke automatisk filimport

Kunden hadde lenge benyttet Visma Importfilter for å importere filer i Mamut-format fra et kassesystem til Visma Business. Denne rutinen var personavhengig og til dels arbeidskrevende. I tillegg virket det meningsløst å drive å endre på filformater for deretter å importere filer manuelt.

Ønske

Utfasing av Importfilter til fordel for en helautomatisk løsning.

Løsning

Så snart kassesystemet har generert en fil, importeres denne til Visma Business.
Konti og avgiftskoder brukt i Kassesystemet stemmer ikke med det som benyttes i Visma Business, men kunden vedlikeholder dette i et vindu i Visma Business. Kontonummer/avgiftskode benyttet i kassesystemet, samt tilsvarende kontonummer/avgiftskode i Visma Business ligger fast i denne tabellen i Visma Business og kan enkelt vedlikeholdes gjennom et skjermbilde.

Timeregistrering med någo attåt

Kunden benytter et timeregistreringssystem. Her skjer ingen tradisjonell utfakturering, men kostnadskontroll ved "utlån" av ansatte på tvers av avdelinger og prosjekter står sentralt. Ansatte har fastlønn.

Ønske

Eliminere all manuell føring av personalkostnader ved hjelp av timeregistreringsdata

Løsning

Vår løsning henter data fra timeregistreringssystemet via webservice, samt lønnskostnader fra lønnssystemet.
Ut fra dette posteres nøyaktige kostnader på riktige avdelinger/prosjekter/underprosjekter. Den avdeling/prosjekt som den ansatte får lønn fra får godskrevet tilsvarende.
I tillegg gjøres en prosentvis tilleggspostering av "overheadkostnader" på de ansatte ved bruk av enkelte prosjekter.
All kostnadsregistrering av personale på avdelinger, prosjekter og underprosjekter går nå automatisk.

Fra ett filformat til et annet filformat

Kunden benytter et timeregistreringssystem som leverer timer som gir grunnlag for lønnsutbetaling. Filen er i et format som Visma Lønn ikke forstår.

Ønske

Bytte filformat på fil fra timeregistreringssystemet slik at den kan importeres i Visma Lønn.

Løsning

Vår løsning leser alle data i fil fra timeregistreringssystemet og endrer formatet til Visma Lønn-format.

Fra Visma Business til forsystemet

Regnskapsbyråets kunde bruker et tilleggssystem som trenger data fra Visma Business.

Krav

Kunder, leverandører, produkter, priser, hovedbok og kontoplan skulle overføres i egne filer, i et helt spesielt filformat, med en helt spesiell koding av filene. Filene skulle i tillegg pakkes i en zip-fil og mottas automatisk på e-post fra Visma Business.
Hele spesifikasjonen var godt dokumentert og ble oversendt til oss fra regnskapsbyrået. Dette var avgjørende å få på plass for at regnskapsbyrået skulle beholde kunden.

Løsning

Vår løsning trekker ut data til riktige filformater, pakker i zip-fil og sender på e-post. Hver eneste natt.

Fire importer i nesten samme format

En kunde av regnskapsbyrået bruker ulike forsystemer som eksporterer data med utgangspunkt i samme filformat. Det er bare det at forsystemene i praksis leverer 4 ulike filformater som ligner på hverandre. Alle data ønskes oversendt på e-post og skal inn i Visma Business.

Ønske

Enklest mulig håndtering av disse 4 lignende filformatene.

Løsning

Vi satte opp én standardimport som håndterer alle filene i ett:
- Automatisk filmottak på e-post.
- Automatisk filimport som gjenkjenner og håndterer alle 4 filformater.
- På toppen la vi på litt forretningslogikk slik at vi etterbehandler dataene etter at de har kommet inn i Visma Business.

Vi lager standardløsninger på bestilling, også.

Vi ble kontaktet av Inprog. Inprog leverer Elinn, et fagsystem for elektrobransjen.

Ønske

Inprog hadde en kunde som ønsket å integrere Elinn med Visma Business.

Løsning

Vi laget en standardintegrasjon mellom Visma Business og Elinn. Denne overfører ordrer og ordrevedlegg for utfakturering i Visma Business. Alle nødvendige registre, som for eksempel kunder og produkter, vedlikeholdes av integrasjonen.
Løsningen kan bestilles via elinn.no